CONTROL INTERNO
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.
Algunos controles internos
• Controles generales organizativos
• Controles de desarrollo adquisición y mantenimiento de sistemas de información
• Controles de explotación de sistemas de información
• Controles en aplicaciones
PRINCIPALES OBJETIVOS
• Asesorar sobre el conocimiento de las normas
• Colaborar y apoyar el trabajo de auditoria informática así como de las auditorias externas al grupo
• Definir, implantar y ejecutar mecanismos y controles para comprobar el logro del servicio informático.
CONTROLES INTERNOS EN UN PROCESO DE COMPRAS
• Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
• Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.
• Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.
• Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes.
• Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios.
• Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.
• Existencia de flujos y procedimientos de compras.
• Existencia de manual de funciones del departamento.
• Investigación sobre rotación de inventarios.
• Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área de compras.
• Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
• Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.
• Autoridad y definición en el proceso de la compra.
• Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras.
• Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor que pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor.
• Existencia de un comité de compras, especialmente para todas aquellas adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.
• Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de mercancía, así como de personal y empleados de la empresa.
• Existencia de un seguimiento continúo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras.
• Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compañía.
• Exigir la autorización según el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la compra de propiedad planta o equipo.
• Exigir la consecución de pólizas de seguros para la protección de activos y cumplimiento de contratistas.
• Programar capacitación especializada del personal del departamento.
• Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.
• Existencia de políticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta función al departamento de compras.
• El departamento de auditoria debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.
• Llevar un efectivo control a la mercancía e importaciones pendientes y en transito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada.
• Debe existir políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los proveedores.
• Debe exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y demás elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía.
• El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales.
• El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.
• Los productos o activos fijos que se reciban en demostración deben tener un adecuado control.
• El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de directivos de compras.
• El departamento de compras debe informarse continuamente sobre las últimas políticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referente a compras y comercio exterior.
• El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.
• Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del departamento.
• El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentación e imagen.
• Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser las mas cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias.
• En los casos de activos comprados por el sistema leasing, el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la información de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc.
• Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos pendientes y servicios cumplidos.
• Debe tenerse información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e Información obtenida por Internet.
• Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se busca obtener los respectivos índices de gestión.
• Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y demás departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio del departamento.
